Baustellenprotokoll als kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Baustellenprotokolle werden in der Regel vom Bauleiter verfasst und an die am Bau Beteiligten verschickt. Deshalb können Baustellenprotokolle verbindliche Rechtswirkungen entfalten und in Auseinandersetzungen über Vergütungs- oder Mängelansprüche entscheidende Bedeutung bekommen. Bei gewerblichen Bauvorhaben können unwidersprochene Baustellenprotokolle zu Vertragsänderungen führen. Die Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens werden entsprechend angewendet. Es gibt dazu aber noch nicht viele gerichtliche Entscheidungen. Deshalb kommt dem Urteil des Kammergerichts Berlin vom 18.09.2012 (7 U 227/11) eine grundlegende Bedeutung zu. Dieses Urteil und seine Auswirkungen auf den Bauablauf bei größeren Bauvorhaben sollten sowohl Bauunternehmen als auch Bauherren kennen und berücksichtigen.

In dem vom Kammergericht entschiedenen Fall ging es um einen Werkvertrag nach VOB/B über Natursteinarbeiten. Der Bauherr hatte den Werkvertrag gekündigt, nachdem der Werkunternehmer die von ihm geschuldete Werk- und Montageplanung innerhalb einer vom Bauherren gesetzten Frist nicht vorgelegt hatte. Vorausgegangen war eine Auseinandersetzung über die technische Machbarkeit und die Risiken der Ausführung von Vorarbeiten. Der Werkunternehmer hatte Bedenken gegen die Ausführung von Vorarbeiten und die zugrunde liegende Ausführungsplanung angemeldet.

In dem Protokoll über eine nachfolgende Baubesprechung war dann festgehalten, dass der Werkunternehmer die Werk- und Montageplanung bis 07.12.2009 vorlegen werde. Zu den Bedenken des Werkunternehmers gab es in dem Baustellenprotokoll keine Angaben. Der Werkunternehmer hatte dieses Baustellenprotokoll erhalten und dem Inhalt nicht widersprochen.

Das Kammergericht hält die Kündigung des Bauvertrages für berechtigt, da der Werkunternehmer die gemäß Baustellenprotokoll zugesagte Werk- und Montageplanung nicht bis zum zugesagten Termin vorgelegt hatte. Das Argument des Auftragnehmers, vertraglich sei kein Termin für die Vorlage der Montageplanung vereinbart, akzeptierte das Gericht nicht, da insoweit das Baustellenprotokoll die verbindlichen Vereinbarungen der Parteien wiedergebe. Das Kammergericht stellt dazu fest:

Erhält der Auftragnehmer zeitnah zu einer Verhandlung das darüber erstellte Protokoll und ist aus diesem eine Abänderung eines Vertrages zu erkennen, ist er in gleicher Weise verpflichtet, den Änderungen zu widersprechen, wie er es wäre, wenn er nach der Vertragsverhandlung ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben über das Ergebnis der Vertragsverhandlung erhalten hätte. Er muss der Vereinbarung, die er oder sein Mitarbeiter getroffen hat, nach den zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben entwickelten Grundsätze unverzüglich widersprechen, um zu verhindern, dass sein Schweigen wie eine nachträgliche konkludente Genehmigung behandelt wird und die Vereinbarung mit diesem Inhalt zustande kommt.

Für die Bewertung dieser Entscheidung ist es wichtig, dass wir uns zunächst klar machen, was ein Baustellenprotokoll ist. Es geht hier nicht um Zustandsfeststellungen auf der Baustelle oder Inhalte eines Bautagebuchs. Es geht darum, dass die Inhalte von Baubesprechungen schriftlich fixiert und an alle Beteiligten verschickt werden, um eine gemeinsame Grundlage für die weitere Bautätigkeit zu haben.

Einem solchen Baustellenprotokoll (Baubesprechungsprotokoll) kommt eine verbindliche Wirkung zu, wenn die Betroffenen das Protokoll erhalten und dem Inhalt des Protokolls nicht konkret widersprochen haben.

Damit kann einem Baustellenprotokoll für viele wesentliche Fragen eines Bauvorhabens entscheidende Bedeutung zukommen, insbesondere für

• die Anordnung von Nachträgen,
• die Anzeige von Bedenken,
• den Verzicht auf Ansprüche auf Schadensersatz wegen Verzögerungen oder Vergütung für Nachträge,
• die Änderung sonstiger vertraglicher Vereinbarungen.

Das bedeutet für alle am Bau Beteiligten: Wenn ein Baustellenprotokoll erstellt wird, muss es sorgfältig geprüft werden. Bei Widersprüchen zwischen den Inhalten der Besprechung und der Wiedergabe im Baustellenprotokoll sollte ein schriftlicher Widerspruch oder eine Klarstellung formuliert werden, die allen Beteiligten (Verteiler des Baustellenprotokolls) zugeschickt werden sollte.

Die rechtliche Bedeutung eines Baustellenprotokolls und die Einordnung als kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist in der Rechtsprechung nicht unumstritten. Es ist deshalb bei größeren Bauvorhaben mit formalisierten Baubesprechungen sinnvoll, im Bauvertrag Regelungen zu treffen, wer das Baustellenprotokoll erstellt, wie das Protokoll zu erstellen ist, wie Widersprüche gegen das Protokoll kommuniziert werden und welche Rechtswirkungen ein unwidersprochenes Protokoll entfalten soll.

Wenn formalisierte Baubesprechungen mit verbindlichen Festlegungen in den Baubesprechungsprotokollen erfolgen sollen, könnte sich folgende Formulierung im Bauvertrag empfehlen:

1. Es finden regelmäßige Baubesprechungen statt, die turnusmäßig einmal pro Woche durchgeführt werden. Auf Verlangen einer Vertragspartei ist innerhalb von zwei Tagen eine Baubesprechung auch außerhalb der turnusmäßigen Baubesprechungen durchzuführen.

2. Die Baubesprechungen sind von allen Beteiligten vorzubereiten und erforderliche Unterlagen für alle Beteiligten mitzubringen.

3. Die Baubesprechungen werden durch den vom Bauherrn benannten Bauleiter, in dessen Abwesenheit von dem durch den Bauleiter bestimmten Stellvertreter, geleitet.

Über die Baubesprechungen ist ein Protokoll anzufertigen, aus dem sich folgender Mindestinhalt ergeben muss

• Datum der Besprechung
• Teilnehmer der Besprechung
• Anlass der Besprechung
• Leiter der Besprechung
• Protokollführer
• Zusammenfassung der Inhalte der Besprechung unter Bezugnahme auf offene Problemstellungen vorangegangener Baustellenprotokolle getroffene Entscheidungen.

Die Baustellenprotokolle sind unverzüglich nach den Bausitzungen zu erstellen und an alle an der Besprechung Beteiligten sowie andere von der Baubesprechung betroffenen Baubeteiligten per E-Mail zu verschicken und für alle am Bau Beteiligten im Portal xxx unter Baustellenprotokolle zu hinterlegen. Der Inhalt der Baustellenprotokolle ist verbindlich, es sei denn, dem Baustellenprotokoll wurde konkret unter Angabe von Gründen widersprochen.

Durch das Baustellenprotokoll werden Vertragsänderungen der auszuführenden Leistung nur dann herbeigeführt, wenn eine Vertragsänderung im Baustellenprotokoll ausdrücklich hervorgehoben oder gekennzeichnet ist.

Wichtig:

Baustellenprotokolle können zu Vertragsänderungen führen. Die Protokolle müssen also nicht nur sorgfältig erstellt, sondern auch von den Empfängern geprüft werden. Bei größeren Bauvorhaben empfiehlt sich eine Regelung im Bauvertrag, damit Klarheit über die Wirkungsweise der Baustellenprotokolle besteht.