Die Schriftform bei befristeten Gewerbemietverträgen

Gewerbemietverträge müssen nicht schriftlich abgeschlossen werden. Ein nur per E-Mail oder auch mündlich abgeschlossener Mietvertrag ist also wirksam. Trotzdem gibt es im Mietrecht ein strenges Schriftformerfordernis. Ein Verstoß gegen das Schriftformerfordernis führt dazu, dass ein für den Mietvertrag vereinbarte Befristung von länger als einem Jahr unwirksam ist. Der Mietvertrag kann dann mit der gesetzlichen Kündigungsfrist von 6 Monaten gekündigt werden. Gerade bei Gewerbemieträumen sind aber sehr lange Befristungen von oft mehr als 10 Jahren üblich. Zum einen ist es für die Planungssicherheit eines Unternehmens wesentlich, sich einen Standort für einen langen Zeitraum zu sichern. Zum anderen kann ein langfristiger Mietvertrag für den Vermieter notwendig sein, um Investitionen abzusichern. Die Beachtung der gesetzlichen Schriftform kann also sowohl für den Mieter als auch den Vermieter einer Gewerbeimmobilie von existentieller Bedeutung sein.

1._Die gesetzliche Regelung

Die zentrale gesetzliche Regelung ist § 550 BGB: Dort heißt es:

„Wird der Mietvertrag für längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen, so gilt er für unbestimmte Zeit. Die Kündigung ist jedoch frühestens zum Ablauf eines Jahres nach der Überlassung des Wohnraums zulässig.“

Dies gilt nach § 578 Abs. 2 BGB auch für Mietverträge über Gewerberäume.

Die Anforderungen des Schriftformerfordernisses ergeben sich aus § 126 BGB. Danach wird die gesetzliche Schriftform nur gewahrt, wenn das Dokument mit den Originalunterschriften der Vertragsparteien versehen ist. Die Unterschriften müssen auf einem Dokument angebracht sein. Erklärungen per E-Mail, Telefax oder die Unterschrift auf einer PDF genügen nicht

2._Einheitliches Vertragsdokument

Wenn ein Vertrag nur aus einem Dokument besteht, ist die Wahrung der Schriftform einfach zu gewährleisten. Gewerbemietverträge enthalten aber oft viele Anlagen. Auch bezüglich der Anlagen muss die Schriftform gewahrt werden. Zwar muss nicht jede Anlage unterschrieben oder paraphiert sein. Mietvertrag und Anlagen müssen aber so aufeinander Bezug nehmen, dass eindeutig erkennbar ist, welche Anlagen zu dem Mietvertrag gehören.

3._Nachträge zum Mietvertrag

Vertragsänderungen eines Gewerbemietvertrages werden in sog. Nachträgen vereinbart. Diese Nachträge müssen selbst schriftlich abgeschlossen werden. Wie beim Hauptmietvertrag müssen die Originalunterschriften auf einer Urkunde angebracht werden. Außerdem muss klar erkennbar sein, welche Nachträge zu einem Mietvertrag gehören. Bei der Vereinbarung eines Nachtrages müssen also der Mietvertrag und vorausgegangene Nachträge genau bezeichnet werden, also mit Angabe der Vertragsbezeichnung und der Daten des Vertragsabschlusses, sowohl für den Mietvertrag, als auch für jeden vorhergegangenen Nachtrag.

Beispiel:

Wenn der Hauptmietvertrag Unterschriften mit den Daten 02.03.2007 für den Vermieter und 14.03.2007 für den Mieter trägt und die Parteien zwei Vertragsänderungen vereinbart haben, die erste mit beiden Unterschriften am 06.09.2011 und die zweite mit Unterschriften am 04.07. und 06.07.2016, dann sollte die dritte Nachtragsvereinbarung wie folgt überschrieben sein:

„3. Nachtrag zum Mietvertrag vom 02.03.2007/14.03.2007 mit Nachtrag Nr. 1 vom 06.09.2011 und Nachtrag Nr. 2 vom 04.07.2016/06.07.2016“

Auch in den Nachträgen müssen die zugehörigen Anlagen klar bezeichnet sein. In der Anlage muss der betreffende Nachtrag aufgenommen und die Anlagennummer angegeben werden. Wenn im Nachtrag auf eine Anlage des Hauptvertrages oder auf einen vorherigen  Nachtrag Bezug genommen wird, muss dies aus der Formulierung klar hervorgehen.

Beispiel:

Wenn mit dem Nachtrag Nr. 3 neue Tiefgaragenstellplätze angemietet werden, die in einem neuen Lageplan gekennzeichnet sind und die Tiefgarage zum Gebäudeteil B gehört, dessen Lageplan die Anlage 1 zum Hauptmietvertrag ist, könnten die neu angemieteten Stellplätze im Nachtrag wie folgt bezeichnet werden:

„Angemietet werden 10 zusätzliche Stellplätze in der Tiefgarage im Bauteil B, das in der Anlage 1 zum Mietvertrag mit „B“ gekennzeichnet ist. Die neu angemieteten Stellplätze sind im Lageplan der Tiefgarage des Bauteils B (Anlage 1 zu diesem Nachtrag) mit den Nummern 11 – 20 gekennzeichnet“.

4._Feste Verbindung und Auflockerungsrechtsprechung

Nach der früheren Rechtsprechung war es zur Wahrung der Schriftform erforderlich, sämtliche zum Mietvertrag gehörenden Dokumente zu einer festen Verbindung zusammenzufügen. Auch Nachträge mussten mit dem Mietvertrag und den vorherigen Nachträgen fest verbunden werden. Das ist bei umfangreicheren Mietverträgen unpraktisch. Insbesondere bei Mietverträgen über noch zu errichtende Gebäude können die Vertragsanlagen mehrere Leitzordner umfassen, da zur Baubeschreibung komplexe Vereinbarungen erforderlich sind. Dann ist die Herstellung einer festen Verbindung kaum noch sinnvoll möglich.

Die neuere Rechtsprechung stellt deshalb nicht mehr so strenge Anforderungen an die Wahrung des Schriftformerfordernisses (sog. Auflockerungsrechtsprechung). Zur Wahrung der Schriftform nach § 550 BGB ist es ausreichend, wenn eine einheitliche Urkunde von beiden Parteien unterzeichnet ist und die Verträge und Nachträge so klar bezeichnet sind, dass sich für einen objektiven Dritten eindeutig ergibt, welche Bestandteile zum Mietvertrag gehören und sich zweifelsfrei ermitteln lässt, welche Regelungen aktuell für den Mietvertrag gelten (BGH, Urteil vom 24.02.2010, XII ZR 120/06).

Praxistipp:

Wenn der Mietvertrag und die zughörigen Anlagen einen überschaubaren Umfang haben, ist es empfehlenswert, ein einheitliches Dokument zu erstellen und eine feste Verbindung zu den Anlagen herzustellen. Auch Nachträge können nach Unterzeichnung mit dem ursprünglichen Mietvertrag und den vorausgegangenen Nachträgen fest verbunden werden.

Ist ein feste Verbindung wegen des Umfangs der vertraglichen Regelungen und der Anlagen unpraktisch, sollte streng darauf geachtet werden, dass der Mietvertrag sämtliche Anlagen und Nachträge eindeutig bezeichnet sind und in jedem Nachtrag eine klare Bezugnahme auf sämtliche vorausgegangenen Vereinbarungen erfolgt. Hierzu sollte jede Vereinbarung ein Verzeichnis der zugehörigen Anlagen erhalten. Außerdem ist ein Nachtragsverzeichnis sinnvoll, das bei jedem neuen Nachtrag ergänzt und gesondert unterschrieben wird.

5._Schriftform für wesentliche Vertragsbedingungen

Das gesetzliche Schriftformerfordernis gilt für wesentliche Vertragsbedingungen. Das sind zunächst die Bedingungen, die den Mietgegenstand und die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Mietvertrages definieren. So ist jede Änderung des Mietzinses eine schriftformbedürftige Regelung (BGH, Urteil vom 25.11.2015, XII ZR 114/14). Wesentliche Bedingungen  sind aber auch Regelungen, in denen wichtige mietvertragliche Nebenpflichten enthalten sind. Lediglich solche Regelungen, die für die Durchführung des Mietvertrages von völlig untergeordneter Bedeutung sind, unterliegen demnach dem Schriftformerfordernis (BGH, Urteil vom 25.11.2015, XII ZR 114/14 für eine Umbauklausel).

Beispiel:

Die Abgrenzung zwischen wesentlichen Vertragsbedingungen, die der Schriftform unterliegen, und unwesentlichen Regelungen, für die das Schriftformerfordernis nicht gilt, ist aber in der Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt. Zum Beispiel ist die Regelung einer Sicherheitsleistung eine wesentliche Vertragsbedingung, da die Sicherheitsleistung eine wichtige kommerzielle Frage regelt. Wenn aber nur die Art der Sicherheit geregelt wird (anstelle einer Bankbürgschaft soll eine Barkaution geleistet werden) betrifft dies nur eine Frage von  untergeordneter Bedeutung, da Sicherheitsleistungen regelmäßig auf verschiedene Art und Weise erbracht werden können. Trotzdem ist in der Rechtsprechung noch nicht entschieden, ob die Vereinbarung einer anderen Sicherheitsleistung bei gleicher Höhe der Sicherheit dem Schriftformerfordernis unterliegt.

Praxistipp:

Da das Risiko bei einem Verstoß gegen das Schriftformerfordernis sehr hoch ist, sollte jede Änderung des Mietvertrages schriftlich in einem formgültigen Nachtrag vereinbart werden.

6._Wahlmöglichkeiten bei der Vertragsdurchführung

Im Mietvertrag werden häufig Maßnahmen vereinbart, deren Durchführung nach Wahl einer Partei erfolgt. Zum Beispiel kann dem Mieter die Durchführung von Umbauten und der feste Einbau von technischen Anlagen gestattet werden. Es stellt sich dann die Frage, inwieweit die genaue Durchführung, z.B. der Aufstellort von fest eingebauten technischen Anlagen, schriftlich vereinbart werden muss. Hier sind verschiedene Möglichkeiten denkbar. Zum einen kann zwischen den Parteien eine genaue Art der Durchführung vereinbart werden. Dann muss auch jede Änderung schriftlich erfolgen. Zum anderen kann nur die Gestattung der Maßnahme im Grundsatz vereinbart und dem Mieter ein Entscheidungsspielraum bei der konkreten Art der Durchführung eingeräumt werden. Dann muss die konkrete Art der Ausführung nicht mehr schriftlich festgehalten werden.

Praxistipp:

Bei der Vereinbarung von baulichen Änderungen oder anderen Maßnahmen, die auf verschiedene Art und Weise umgesetzt werden können, sollten sich die Parteien vorab klar werden, welche Gestaltungsspielräume bei der Ausführung bestehen sollen. Je detaillierter die Maßnahme vereinbart, umso komplizierter wird die vertragliche Abwicklung, weil jede wesentliche Änderung erneut schriftlich vereinbart werden muss.

7._Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen

Die Nebenkosten unterliegen größeren Schwankungen, nicht nur wegen Änderungen der Energiepreise. Deshalb ist eine Regelung in Mietverträgen weit verbreitet, dass die Höhe der Nebenkostenvorauszahlungen durch einseitige Erklärung des Vermieters angepasst werden darf. Eine solche Regelung ist auch in allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vermieters wirksam. Die Ausübung des Anpassungsrechts unterliegt nicht dem Schriftformerfordernis des § 550 Satz 1 BGB (BGH, Urteil vom 26.09.2012, XII ZR 112/10). Die Anpassungserklärung des Vermieters kann also auch per E-Mail erfolgen und muss nicht in einem formellen Nachtrag vereinbart werden.

8._Schriftformklauseln

Häufig wird versucht, durch geschickt formulierte Schriftformklauseln im Mietvertrag die Anforderungen an die Schriftform herabzusetzen oder die Nichtbeachtung der Schriftform vorab zu heilen. Weit verbreitet ist eine Verpflichtung für beide Parteien, Nachträge nur schriftlich abzuschließen. Eine solche Regelung hilft aber nicht, wenn die Parteien trotz dieser Verpflichtung das Schriftformerfordernis bei einer Vertragsänderung außer Acht lassen. Deshalb wird häufig im Mietvertrag vereinbart, dass sich die Parteien des Mietvertrages auf einen Verstoß gegen die gesetzliche Schriftform nicht berufen dürfen, insbesondere eine vorzeitige Vertragsbeendigung unter Berufung auf § 550 BGB nicht zulässig sein soll. Einige Gerichte haben solche Klauseln für wirksam erachtet (KG Berlin, Urteil vom 09.05.2016, Az.: 8 U 54/15), aber nur im Verhältnis der Vertragsparteien, die den ursprünglichen Mietvertrag abgeschlossen haben. Der BGH hält Schriftformklauseln jedenfalls im Verhältnis zum Erwerber einer Immobilie für unwirksam (Urteil vom 30.04.2014, XII ZR 146/12).

Das gesetzliche Schriftformerfordernis soll den Erwerber einer Immobilie schützen, der gesetzlich gezwungen ist, bestehende Mietverträge zu übernehmen (§ 566 BGB: Kauf bricht nicht Miete). Für einen Erwerber sind langfristige Mietverträge ein besonderes Risiko. Deshalb soll es dem Erwerber möglich sein, den Inhalt eines langfristigen Mietvertrages durch Einsicht in die Mietvertragsurkunde zu erkennen. Schriftformklauseln versagen jedenfalls dann, wenn der Erwerber einer Immobilie den Mietvertrag mit der gesetzlichen Frist kündigt, weil vor dem Erwerb zwischen den alten Vertragsparteien vereinbarte Vertragsänderungen nicht schriftlich vereinbart wurden.

Praxistipp:

Auch wenn Schriftformklauseln das Risiko einer Unwirksamkeit der Befristung reduzieren können, sind sie kein Allheilmittel. Die Vertragspartei, für die eine längere Befristung von wesentlicher Bedeutung ist, sollte also immer auf die schriftliche Vereinbarung von Vertragsänderungen achten.

9._Längerer Zeitraum zwischen den Unterschriften

Wenn zwischen der ersten Unterschrift (Angebot) und der zweiten Unterschrift (Annahme des Angebots) ein längerer Zeitraum liegt, kann dies einen Verstoß gegen das Schriftformerfordernis darstellen. Das Angebot einer Partei kann nur bis zu dem Zeitpunkt von der anderen Partei angenommen werden, in welchem die erste Partei den Eingang einer Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf (§ 147 Abs. 2 BGB). Das ist bei einem gewerblichen Mietvertrag regelmäßig binnen 2 – 3 Wochen der Fall (BGH, Urteil vom 24.02.2016, XII ZR 5/15).

Praxistipp:

Wenn eine Unterschrift durch die andere Mietvertragspartei innerhalb von 2 – 3 Wochen nicht sichergestellt ist (z.B. wegen der Abwesenheit des Geschäftsführers in der Urlaubszeit), sollte die Partei, die den Mietvertrag als erstes unterzeichnet, eine längere Fristannahme bestimmen. Dann kann die Unterschrift der anderen Partei innerhalb der längeren Frist erfolgen.

Es ist also wichtig, sicherzustellen, dass beide Unterschriften innerhalb von 2 – 3 Wochen oder innerhalb einer mit der Ersterklärung gesetzten Annahmefrist geleistet werden. Bei einer verspäteten zweiten Unterschrift ist die Schriftform nicht mehr gewahrt. Nur ausnahmsweise kommt eine Heilung durch spätere konkludente Erklärungen in Betracht (BGH, Urteil vom 24.02.2016, XII ZR 5/15).

10._Rechtsfolgen eines Verstoßes gegen das Schriftformerfordernis

Wenn der ursprüngliche Mietvertrag nicht schriftlich nicht abgeschlossen oder bei einem Nachtrag gegen das Schriftformerfordernis des § 550 BGB verstoßen wurde, bleibt der Mietvertrag wirksam. Er kann aber nach § 550 BGB mit der gesetzlichen Kündigungsfrist gekündigt werden. Die gesetzliche Kündigungsfrist für Gewerberäume ist in § 580a BGB geregelt. Danach kann der Gewerbemietvertrag bis zum 3. Werktag eines Kalenderquartals zum Ende des nächsten Kalenderquartals gekündigt werden. Langfristige Mietverträge, die nicht ordnungsgemäß schriftlich vereinbart wurden, können also binnen 6 Monaten beendet werden.

11._Heilung eines Formverstoßes

Wenn die Parteien einen Verstoß gegen das Schriftformerfordernis feststellen, kann dieser im Nachhinein geheilt werden. Die nicht schriftlich getroffene Vereinbarung muss in schriftlicher Form nachgeholt werden. Das kann in der Regel im Rahmen eines Nachtrages erfolgen. Für den Abschluss des Nachtrages gelten die allgemeinen Bedingungen. Der Nachtrag muss aber nicht nur die bisher nicht schriftlich getroffene Regelung enthalten, sondern auch klar und eindeutig auf alle vorhergehenden und bereits schriftlich getroffenen Vereinbarung Bezug nehmen.

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